Ben je ook het overzicht in je mailbox kwijt? Puilt je mailbox uit van berichten waar je eigenlijk nog op moet reageren, taken die je nog uit moet voeren en heel veel mails die helemaal niet zo belangrijk zijn? Dan kan Inbox Zero je helpen om de controle over je email weer terug te krijgen.
In dit artikel zal ik de methode toelichten en een simpele manier laten zien om het in gebruik te nemen. Daarnaast zal ik een aantal tips delen die je mailbox overizchtelijker maken en je meer rust in je hoofd geven omdat je meer focus kunt hebben.
Het probleem email…
De laatste jaren is email steeds belangrijker geworden: Veel post is digitaal geworden, we krijgen allerhande informatie via email, de nieuwsbrieven blijven binnenstromen en we krijgen notificaties van de applicaties die we gebruiken. En dat komt dan bovenop de ‘reguliere’ emails die aandacht nodig hebben.
Het wordt voor veel mensen steeds moeilijker om nog grip te houden op de mailbox en mailboxen met meer dan 10.000 emails, waarvan een flink deel ongelezen zijn geen rariteit meer. Vaak zijn een aantal van deze mails dan ook eigenlijk nog taken, die nog uitgevoerd moeten worden.
Je ziet ook dat veel mensen email op een andere manier benaderen: voor de één is het een alternatief voor post waar “wel een keer naar gekeken wordt”, terwijl de ander al belt als er na 5 minuten nog geen reactie op een email is. Om toch grip te houden op je eigen mailbox is het dus belangrijk een methode te hebben hoe je omgaat met je mail.
Waarom zou je alles in de inbox laten staan?
Gebruik je je email inbox als archief? Gebruik je je email inbox als takenlijst? Gebruik je je email inbox als verzamelbak voor emails waar je later nog iets mee moet doen? Deze vragen zullen door veel mensen met ja beantwoord worden. En doe je hetzelfde met de post in de brievenbus, laat je dit op de deurmat liggen als archief of takenlijst? Deze vraag zal (hopelijk) door iedereen lacherig, met nee beantwoord worden.
Ondanks dat de email inbox eigenlijk hetzelfde is als de brievenbus, behandelen we ze dus verschillend. Eigenlijk is dat wel raar. Daarnaast blijkt ook uit onderzoek dat email inmiddels een aanzienlijk deel tijd kost (tot bijna 30%).
Inbox zero: Ruimte in je hoofd
Om weer grip te krijgen op je email en daarmee dus productiever te worden is er een (op papier) simpele methode, Inbox Zero. Deze methode gebruikt de flow zoals die ook in Getting things done gebruikt wordt, maar dan puur gericht op je email. Voor ik inga op de methode wel een kanttekening vooraf: de Zero in de methode gaat niet over het aantal emails in je inbox, maar het aantal taken in je hoofd. Inbox Zero toepassen is zinloos, als het alleen maar het verplaatsen van de emails is.
Wederom de vergelijk met de brievenbus: als het verplaatsen van de enveloppen naar een bakje het enige is wat je doet, dan verandert er niets aan de rekeningen die betaald moeten worden, brieven die antwoord nodig hebben, et cetera.
Inbox zero: een variant op Getting things done
Nu we weten dat het dus gaat over het creëren van ruimte in je hoofd, kunnen we kijken naar de methode. Schematisch ziet dit er als volgt uit:
Voor elke emailtje in je inbox doorloop je het schema. Er zijn hierbij enkele aandachtspunten:
- Eerst kijk je of de email een actie heeft die NU uitgevoerd moet worden. Oftewel: zit er in de email informatie waar iets mee gedaan kan worden. Dat kan onder andere zijn:
- Reageren. Bijvoorbeeld als een mail eindigt met: “Wat vind jij van dit idee?”
- Iets doen. Bijvoorbeeld: “Zou jij deze bug op willen lossen”.
- Als de email een actie heeft ga je aan de linkerkant van het schema verder
- Als eerste check je of het binnen 2 minuten te doen is. Is dat het geval -> doe het meteen. Meestal kost het in het systeem opnemen en later doen meer dan die 2 minuten die het meteen wegwerken kost.
- Als het langer dan 2 minuten is, blijven er globaal 3 opties over:
- Moet IK het eigenlijk wel doen? Is dat niet het geval -> delegeer de taak (indien nodig) en neem een taak op de “wachten op lijst op”
- De taak is tijdgebonden of heeft een deadline -> Plan het meteen in je agenda in
- De taak is niet tijdgebonden -> Zet het op je to-do lijst (en zorg dat je momenten in je agenda gepland hebt waar je to-do items wegwerkt)
- Heeft de email geen actie dan ga je aan de rechterkant van het schema verder:
- Vraag je eerst af of je de mail wel nodig hebt. Is dat niet het geval -> gooi de email weg
- Is de mail wel nodig -> archiveer de mail als het alleen informatie is of zet hem op een to-do toekomst lijst als het een taak voor in de toekomst is.
Het schema voer ik maximaal 2x per dag uit. In de tussentijd lees ik in principe mijn email niet en zet ik mijn mailprogramma vaak zelfs uit. Zoals eerder gezegd: ik beschouw email als een variant van een brief en dat heeft dus nooit directe spoed: Als het echt niet kan wachten wordt ik wel gebeld / geapped.
Ja, maar… nu heb ik allerlei lijstjes
Bovenstaande schema is natuurlijk zinloos als je met de uit je inbox weggewerkte emails niets doet. Neem daarom een aantal acties om toch zaken aan te pakken. Je ziet dat deze methode een aantal to-do lijsten oplevert die je op moet pakken. Persoonlijk doe ik dat als volgt:
- To-do lijst (langer dan 2 minuten en IK moet het NU doen): Ten minste 1x per week heb ik tijd in mijn agenda geblokt om deze taken op te pakken
- Wachten op lijst: Elk item wat ik toevoeg aan de wachten op lijst geef ik een deadline: wanneer ga ik weer een herinnering sturen naar degene aan wie ik de taak gegeven heb. Deze lijst werk ik ook door op het moment dat ik mijn to-do lijst wegwerk
- to-do toekomst lijst: Elk item wat ik toevoeg aan de to-do toekomst lijst geef ik een email notificatie op het moment dat ik de actie weer door het schema wil halen. In dit geval lijdt deze herinneringsmail dus tot een heroverweging van de taak op deze lijst en gaat deze taak opnieuw door het schema heen, alsof het een nieuwe email is.
Als je een dergelijk proces niet inricht, dan is het zinloos en zal de onrust niet verdwijnen.
Ja, maar… mijn inbox is enorm groot
Stel je hebt een mailbox met 10.000 emails… Dan klinkt al het bovenstaande natuurlijk leuk, maar als je een inbox hebt met 100, 1000 of zelfs 10000 mails erin dan ben je natuurlijk weken bezig met het zorgen dat je bijbent. Daarom is er het volgende simpele stappenplan:
- Richt je mailbox in zodat het schema past
- Stop alle emails van meer dan een of twee weken oud in het archief.
- Verwerk de overgebleven mails volgens het schema
- Is er niet, vanaf nu verwerk je alle nieuwe emails via het schema.
Stap 2 klinkt heel rigoreus, maar als er belangrijke zaken van meer dan 2 weken oud zijn, dan geldt dat het of toch niet zo belangrijk was, of dat de mensen die je nodig hebben vanzelf wel weer contact opnemen. En zeg nou zelf, in de mailbox van 10.000 vind je dat ene specifieke mailtje met die actie die je nog moest doen toch niet terug.
Voordeel van het stappenplan op deze manier toepasssen is ook dat je in stap 3 het schema al goed leert kennen.
Overige Tips & Tricks
Er zijn nog een aantal tips & tricks die het gebruik van email gemakkelijker kunnen maken:
- Beperk inkomende email
- Als je een nieuwsbrief door het schema haalt, overweeg dan of het echt nodig is dat je die nieuwsbrief krijgt. Zo niet -> schrijf je meteen uit
- Als je bepaalde emails krijgt waarvan je vooraf al weet dat je ze wel wilt archiveren, maar niet belangrijk zijn om meteen te lezen, maak een filter / regel in je mail applicatie om de email direct in het archief te zetten (bijvoorbeeld factuuroverzichten van automatische incasso’s die toch altijd hetzelfde bedrag hebben)
- Mail zelf niet. Emails hebben de neiging “terug te komen” en vaak ook nog eens in veelvoud. Vaak is het sneller en efficiënter gewoon even langs te lopen of te bellen.
- Optimaliseer je mail applicatie
- Gebruik shortcuts om emails snel op de juiste plaats te zetten
- Highlight bepaalde emails, zodat je snel duidelijk hebt wat voor actie er nodig is. Denk hierbij aan emails waarbij je op de CC staat, nieuwsbrieven, et cetera
- Laat in plaats van het aantal ongelezen emails, het totaal aantal emails in je mailbox ziet. Je wordt dan herinnerd aan hoeveel mails je te verwerken hebt in plaats van hoeveel mails je nog niet gelezen hebt
- beschouw email als post en niet als interrupt
- Zet email notificaties uit. Als het echt belangrijk EN urgent is bellen ze wel
- Check je email 2x per dag ipv continu, het geeft veel rust je mail niet te hoeven checken en te mogen focussen op andere taken.